Pracodawca kontroluje dane osobowe swoich pracowników i jest zobowiązany do ich ochrony. Nie może on udostępniać tych danych podmiotom trzecim bez podstawy prawnej lub uzasadnionego interesu lub zgody pracownika.

Może to przykładowo dotyczyć danych przekazywanych ośrodkowi zdrowia, czy też danych związanych z delegowaniem pracowników. Zasady ochrony danych osobowych dotyczą również kandydatów do pracy i byłych pracowników. Zgodnie z polskim Kodeksem pracy pracodawca może żądać od kandydata jedynie określonych informacji i może żądać od niego podania dodatkowych informacji, jeżeli jest to konieczne do wykonania zadań w firmie. Mogą być to przykładowo uprawnienia do prowadzenia określonych pojazdów mechanicznych, czy też świadectwa zdrowia. Zgodnie z przepisami RODO pracodawca ma dodatkowe obowiązki informacyjne wobec pracowników. Generalnie przekazywanie danych osobowych pracownika przez pracodawcę do innych firm w ramach jednej grupy kapitałowej jest dozwolone. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawcy są zobowiązani do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na żądanie pracownika. Pracodawca może zażądać od kandydata jedynie podania danych określonych w Kodeksie pracy i innych ustawach.

W Polsce możliwość zbadania niekaralności kandydata do pracy istnieje tylko w przypadku zawodów i stanowisk szczegółowo określonych w wielu odrębnych przepisach.

Zaświadczenie o niekaralności może być wymagane podczas ubiegania się o różne stanowiska, od kilku lat także wymagane jest w bankowości i finansach. Kandydat ma zatem obowiązek przestawić tego rodzaju zaświadczenie, że nie był karany, a pracodawca ma prawo o nie poprosić. Niektóre podmioty z sektora finansowego wymienione są w ustawie wprost, natomiast zaliczenie innych podmiotów do grupy objętej ustawą wymaga weryfikacji zakresu usług świadczonych przez nie na rzecz podmiotów sektora finansowego. W przypadku kiedy dojdzie do nieporozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą z pomocą może przyjść adwokat wrocław prawo pracy.